Welche Schritte ein KI-Agent in Ihrer Buchhaltung übernimmt
Vier Abläufe, Schritt für Schritt. Orange markiert sind die Schritte des Agenten, hell die Entscheide Ihres Teams. Bezahlt, verbucht oder verschickt wird erst, wenn Sie freigegeben haben.
Simon, Schaffhausen. Ehemaliger CFO, heute Berater für KI-Agenten in KMU.
Abläufe in der Buchhaltung
Kreditoren
- Agent Rechnung im Postfach lesen, Lieferant erkennen
- Agent Mit Bestellung und Lieferschein abgleichen
- Agent Konto und MWST-Code vorschlagen
- Sie Prüfen und freigeben
- Agent Zahlung im E-Banking bereitstellen
Bankabgleich
- Agent Kontoauszug abholen
- Agent Zahlungen den offenen Posten zuordnen
- Agent Teilzahlungen und Skonti erkennen
- Sie Differenzen entscheiden
- Agent Ausgleich verbuchen, Protokoll ablegen
Mahnwesen
- Agent Überfällige Rechnungen erkennen
- Agent Absprachen mit dem Kunden nachschlagen
- Agent Erinnerung im passenden Ton entwerfen
- Sie Versand freigeben
- Agent Zahlungszusagen nachverfolgen
Monatsabschluss
- Agent Checkliste starten, Fristen überwachen
- Agent Abgrenzungen vorbereiten
- Agent Abweichungen zu Vormonat und Budget kommentieren
- Sie Beurteilen und abschliessen
- Agent Monatsbericht für die Geschäftsleitung entwerfen
Chatbot, Makro und Agent im Vergleich
Alle drei werden heute «KI» oder «Automatisierung» genannt. Für Ihre Buchhaltung unterscheiden sie sich vor allem darin, was bei einer Ausnahme passiert.
| Merkmal | Chatbot | Makro, Robotic Process Automation | KI-Agent |
|---|---|---|---|
| Arbeitsweise | Beantwortet Fragen im Chatfenster | Wiederholt eine fest programmierte Klickfolge | Arbeitet eine Aufgabe in mehreren Schritten in Ihren Systemen ab |
| Bei einer Ausnahme | Liefert Text, handelt nicht | Stoppt, ausser es gibt eine vorab programmierte Regel | Legt den Fall nach Regeln, die wir festlegen, Ihrem Team vor |
| Beispiel | «Wie buche ich eine Gutschrift?» | Kontoauszug jeden Morgen importieren | Rechnung lesen, abgleichen, kontieren, zur Freigabe legen |
Rechnen Sie mit Ihren Zahlen
Die Werte sind Annahmen und keine Zusage. Im Prozess-Check messen wir die tatsächlichen Zeiten.
Ablauf und Kosten
| Phase | Dauer | Was Sie danach haben | Kosten |
|---|---|---|---|
| Erstgespräch | 30 Minuten, vor Ort oder per Video | Eine Einschätzung, ob und wo Agenten bei Ihnen helfen | kostenlos |
| Prozess-Check | ein halber Tag in Ihrem Betrieb | Eine schriftliche Auswertung mit Aufwand und Nutzen je Ablauf | Festpreis |
| Pilot | wenige Wochen | Einen laufenden Ablauf mit gemessener Zeitersparnis | Festpreis |
| Übergabe | Schulung im Team | Ein Team, das die Agenten selbst bedient und anpasst, samt Dokumentation | im Pilot enthalten |
Welche Daten ein Agent sehen darf und wo sie verarbeitet werden, legen wir im Prozess-Check fest, nach dem Schweizer Datenschutzgesetz. Wo möglich arbeiten die Agenten mit Ihrer bestehenden Software, ob Abacus, bexio, Sage oder Excel.
Simon, aus Schaffhausen
Ich habe in Schaffhausen das KV gemacht und bin hier zu Hause. Für KMU arbeite ich in der ganzen Deutschschweiz, am liebsten vor Ort.
| 2007 | KV-Lehre bei einem Baugeschäft in Schaffhausen, danach MWST-Abrechnung und Mahnwesen im selben Betrieb |
|---|---|
| 2014 | BSc Betriebsökonomie, ZHAW Winterthur |
| 2015 | Business Controller in einer Unternehmensgruppe in Zürich |
| 2017 | Diplomierter Experte in Rechnungslegung und Controlling |
| 2018 | Leiter Finanzen und Compliance, Mitglied der Geschäftsleitung |
| 2023 | Einführung eines neuen ERP bei einem Schaffhauser Betrieb |
| 2024 | CFO einer Retail-Holding mit vier Gesellschaften, Finanzen und IT |
| 2026 | ready4agentic.ai: KI-Agenten für Buchhaltung und Backoffice in KMU |
Schreiben Sie mir, welcher Ablauf Sie am meisten Zeit kostet.
Zwei, drei Sätze reichen. Ich melde mich innert eines Arbeitstags.